ค ม อการใช งานระบบร บส งเอกสารและคล ง เก บเอกสาร Eoffice Document enterprise

Transcription

1 ค ม อการใช งานระบบร บส งเอกสารและคล ง เก บเอกสาร Eoffice Document enterprise สงวนล ขส ทธ บร ษ ท อ ออฟฟ ศออนไลน จาก ด

2 ระบบจ ดเก บเอกสาร ท สามารถเพ มเมน การใช งานสร างฐานข อม ลเอกสารเฉพาะเมน ได ไม จ าก ด เหมาะส าหร บ การจ ดเก บเอกสารขององค กรท แยก ตาม หน วยงาน, แผนก สาขา,ตามหน าท,ประเภท เอกสาร ปร บแต งตามความต องการได ไม จาก ด การก าหนดส ทธ เข าใช งาน แต ละ เมน ท กาหนด สามารถสร างได อ สระ ต งแต การกาหนดกล ม User ท เข าใช งานแต ละเมน ท ต งค าไว และ เม อเข าใช งาน สามารถกาหนด กล มประเภท หล ก ย อย ล นช ก เก บเอกสารได ไม จาก ดลาด บช น ต งค าประเภท ต งค าท มา ต งค าท เก บเอกสารได ม ระบบ Version Document control จ ดเก บ version ท ถ กแก ไขไว ก อนหน าเอกสารท กคร ง ม ระบบระบ Keyword เพ มเต ม สาหร บการค นหาปกต บ นท กรายละเอ ยดข อม ลว นเวลาการสร างเอกสาร ข อม ลว นเวลา update แก ไข แนบ ไฟล ไม จาก ด และได หลากหลายประเภท ม ระบบ log การเข าด เอกสารเก บประว ต ว นเวลา ช อผ ท เข าด เอกสาร ม ระบบรายงานกราฟตามประเภทเอกสารและสถานท เก บ เป นร ปแบบกราฟ ระบบร บส งเอกสาร ระบบร บส งเอกสารท สามารถ สร างเอกสาร ส งเอกสารได เป นแผนก เป นบ คคล ม ระบบ ลงนามเซ นร บเอกสาร และ ส งต อ สามารถบ นท กเลขส งหน งส อ เลขร บหน งส อ ม ระบบแจ งเต อน หน งส อเข า ระบบต ดตามผ ร บเอกสาร ด วย การแสดงผ ร บท งหมด ผ เป ดอ าน ผ ย งไม เป ดอ าน ผ เป ดอ าน และเซ นร บเอกสาร สามารถต งค าผ ปฏ บ ต ต งค าประเภทเอกสาร ม ระบบสถ ต แสดงเอกสารท ส งท งหมด แสดงการร บเอกสารรายบ คคล รายประเภท ระบบอ ออฟฟ ศ Core System ระบบต งค ากาหนดส ทธ ผ ใช งาน เป นระบบรองร บการใช งานโมด ล โปรแกรม ท สามารถกาหนด 1.User 2.department 3.Permission นาdepartment เข ามาในกล ม Permission รองร บการปร บเปล ยน เคล อนย ายบ คลากรเข าออก และ ย งสร าง เมน การใช งานได ไม จาก ด สาหร บโปรแกรมท กาหนด โดย ต งค าส ทธ เข าใช งานได อ สระท กเมน เป นระบบ Core system ท ม ประส ทธ ภาพ ในการจ ดการ user ขององค กร

3 การออกแบบ ร ปแบบของโครงสร าง User ในระบบ ตาม องค กร เน องจาก โครงสร าง User ของ ระบบท วไป ออกแบบมาไม ตรงก บการปฏ บ ต งานจร งขององค กร ท ม ความเป น Organization hierarchy ท ม ความซ บซ อน ม การบร หารงาน ท งแบบ FIX hierarchy และ ท ม หร อ แต งต งคณะทางาน และม สายการบ งค บบ ญชา การเข าถ งข อม ลตามส ทธ ของระบบ IT ต องสามารถ จ ดการได เสม อนโครงสร างการทางานจร ง และ รองร บ การเปล ยนแปลงได จากนโยบายการบร หาร ของผ บร หารได ตลอดเวลา โครงสร างหล ก ของระบบเป นโครงสร างท สามารถเปล ยนแปลง รองร บนโยบายการบร หารงานระบบท เปล ยนแปลง ได เสมอ และรองร บการเปล ยนแปลง ต วบ คคล สถานท และ Hardware ได เสมอ จ งเป นระบบท ม ค ณภาพ รองร บ การเปล ยนแปลงเช งโครงสร าง ได ตลอดเวลา โครงสร างของ User ท เข าใช งานจ งม ความสาค ญของระบบ โครงสร างของ User ท สามารถปร บเปล ยน ได ตลอดเวลา โดย ม ส วนหล กค อ 1.Group Department Communication การส อสารข อม ล เป นล กษณะกล ม ท รองร บ กรณ User 1 คน อาจจะอย ใน โครงสร าง หลายแผนก หร อ ม การไขว ก นทางการบร หาร อาจจะอย ในตาแหน งของแผนก หน ง แต อาจจะต องไปบร หารหร อ อย ในโครงสร างช ดทางานหน ง และ อาจจะไปปฏ บ ต งานแทน ในอ ก ฝ ายงานหน ง ระบบ ของ บร ษ ท อ ออฟฟ ศออนไลน จาก ด ได ออกแบบไว รองร บ กรณ น ด วย 2.Permission Policy การใช งาน ระบบ ระด บไฟล เป นส งสาค ญท ต องม โครงสร างของ Permission หร อ ส ทธ ในการเข าถ ง ข อม ล การด การแก ไข การลบ การเพ ม ท อ างอ งถ ง ระด บ กล ม และ ระด บบ คคล ทาให การ บร หารการใช งานระบบ เป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ 3.Program Policy เป นการกาหนดการเข าถ ง โปรแกรม แต ละเมน อธ บายได ว าเป น Permission ระด บ โปรแกรม แตกต างจาก Permission ระด บไฟล 4.User เป นการระบ ต วตนผ ใช งานในระบบ

4 โครงสร างระบบ 1. สามารถจ ดการผ ใช งานในระบบได โดยผ ด แลระบบสามารถเพ ม ลบ แก ไข ข อม ลผ ใช งานระบบ 2. จ ดโครงสร าง ผ ใช งาน ตามสายการบ งค บบ ญชา ได 3. จ ดโครงสร าง ส ทธ ผ ใช งาน ระด บกล มได 4. โครงสร างรองร บกรณ การเล อนตาแหน ง การย าย เข า ออก ของ ผ ใช งาน 5. สามารถจ ดเก บรายละเอ ยดผ ใช งานระบบ เช น ช อ-นามสก ล ตาแหน ง กล มงาน/ส วน สาน ก/กอง ท ผ ใช งาน ส งก ด รห สผ ใช งาน (Username) รห สผ าน (Password) เป นต น 6. สามารถเร ยกด รายละเอ ยดผ ใช งานระบบตามเง อนไขต างๆ เช น ช อ-นามสก ล หน วยงานท ส งก ด เป นต น 7. สามารถกาหนดส ทธ ในการเข าถ งข อม ลในระบบงานได 8. สามารถเพ ม แก ไข กล มผ ใช งานได 9. สามารถจ ดการรห สผ ใช (Password) โดยสามารถ Reset Password ได เป นต น ร ปแบบการใช งาน CORE

5 การต งค า กาหนด กล ม/แผนก 1.กดท เมน department 2. 3.ใส ข อม ล

6 กาหนดสมาช กเข าใช งาน

7 หร อ เล อก ระด บการเร ยงข อม ล ด วยการกดป ม ล กศรข นลง แล วใส ต วเลข จ ดการสมาช กเข าแผนก

8 การต งค ากาหนด กล ม Permission 1.กดท เมน permission 2. 3.ต งช อ ส ทธ

9 เม อเล อกแล ว ให เล อก แผนก/กล ม ท ต องการให ใช งานได ตามส ทธ ท กาหนด ท เมน แผนก เล อกไป ด านขวา * เล อก ส ทธ ท ต องการให ส ทธ น ทางานแบบใด โดย ม ร ปแบบ 5 ร ปแบบ เจ าของ อ าน เข ยน แก ไข ลบ กรณ ไม ม ส ทธ อ าน user จะมองไม เห นเมน ท กาหนด เลย กรณ ไม ม ส ทธ เข ยน จะ เพ มข อม ลไม ได กรณ เป นเจ าของข อม ล user สามารถ แก ไข ลบ ข อม ล ของ ตนเองได แต ไปลบ แก ไขข อม ลผ อ น ไม ได กรณ ส ทธ เล อกให แก ไข ลบ ได สามารถ แก ไข ลบ ข อม ลของผ อ นได

10 ระบบร บส งเอกสารและคล งเก บเอกสาร Eoffice Document enterprise 1. การต งค า 2. ระบบแจ งเต อน 3. การสร างเอกสาร 4. เอกสารเข า 5. เอกสารท ส ง 6. การส งต อเอกสาร 7. การค นหาข อม ล 8. รายงานสถ ต

11

12 1.การต งค า เล อกป ม เพ อต งค าการใช งาน 1.1 เล อกต งค าผ ปฏ บ ต เล อกแผนกจากคอล มน ด านขาวม อไปย ง คอล มน ซ ายม อ จากน นกดป มบ นท ก

13 1.2.เล อกต งค าประเภทเอกสาร กดป ม เพ อเพ มประเภทเอกสาร กรอกข อความจากน นกดป มบ นท ก จะปรากฏประเภทเอกสารต างๆ ข อม ลท บ นท กจะปรากฎในเมน สามารถเล อกค นหาเอกสารตามประเภทได

14 2.ระบบแจ งเต อน ระบบจะแจ งเต อนเม อม เอกสารต างๆ เข ามา ด ได จากเมน

15 เม อเป ดอ านจะพบรายละเอ ยดเอกสารท ส งมา

16 3.การสร างเอกสาร 3.1 กดป ม เพ อสร างเอกสาร 3.2 กรอกรายละเอ ยดข อม ลต างๆให ครบถ วน จากน นกดป มเพ อบ นท กข อม ล 3.3 แสดงรายการเอกสารท สร างท งหมด

17 3.4 การด รายละเอ ยด ให กดป ม เพ อด รายละเอ ยดข อม ลท สร าง จะปรากฎรายละเอ ยดข อม ลตามภาพ 3.5 การแก ไข ให กดป ม เพ อแก ไขข อม ลท สร าง จากน นกดป มบ นท กข อม ล 3.6 การลบข อม ล ให กดป ม เพ อลบข อม ลท สร าง

18 3.7 การส งเอกสารท สร าง ให กดป ม จากน นกรอกข อม ลรายละเอ ยด ลงช อ ลายเซ นต ผ ส ง และเล อกผ ร บ จากน นกดป มบ นท กเพ อส งเอกสาร

19 4.เอกสารเข า 4.1 กดป ม เพ อด เอกสารเข า จะปรากฎข อม ลตามเอกสารเข าท งหมด 4.2 กดป ม เพ อด รายละเอ ยด

20 5.เอกสารท ส ง กดป ม เพ อแสดงเอกสารท ส งออก จะปรากฎข อม ลเอกสารท ส งออกท งหมด การด รายละเอ ยดสถานะ 5.1 จ านวนผ ร บท งหมด

21 5.2 เป ดอ าน 5.3 ย งไม ได เป ดอ าน 5.4 เป ดอ านและเซ นต ร บ

22 6.การส งต อเอกสาร การส งต อเอกสารกดป ม จากน นให กรอกรายละเอ ยดให ครบถ วน แล วกดป มบ นท กเพ อส งต อ

23 7.การค นหาข อม ล 7.1 การค นหาข อม ลจากช อเร อง กดป มกรอกข อม ลท ต องการค นหา และเล อกประเภท จากน นกดป ม เพ อทาการค นหา 7.2 การค นหาข อม ลจาก ID กรอกหมายเลข ID ท ต องการค นหา จะปรากฎหมายเลข ID และรายละเอ ยดเอกสาร

24 8.รายงานสถ ต กดป ม เพ อด รายงานตามประเภทต างๆ 8.1 รายงานแสดงจ านวนเอกสารท งหมด 8.2 รายงานสถ ต การร บเอกสารรายบ คคล

25 8.3 รายงานสถ ต การร บเอกสารรายประเภท

26 2.ระบบคล งเก บเอกสาร 1. การจ ดการระบบคล งเก บเอกสาร 2. การต งค า 3. การเพ มข อม ล 4. การแก ไขข อม ล 5. การค นหาข อม ล 6. Version Document และ comment 7. ส ทธ การ แก ไข และ การลบเอกสาร 8. รายงาน

27 1.การจ ดการระบบคล งเก บเอกสาร 2.การต งค า กดป ม เพ อทาการต งค าเอกสาร 2.1. การต งค าประเภทเอกสาร

28 2.1.1 กดป ม เพ อเพ มกล มข อม ลจากน นกรอกข อม ล แล วบ นท ก กดป ม เพ อทาการแก ไขข อม ล

29 2.1.3 กดป ม เพ อลบข อม ล 2.2 การต งค าท มาของเอกสาร

30 2.2.1 กดป ม เพ อเพ มข อม ล กดป ม เพ อทาการแก ไข กดป ม เพ อลบข อม ล

31 2.3 การต งค าท เก บข อม ล กดป ม เพ อเพ มข อม ล

32 2.3.2 กดป ม เพ อแก ไขข อม ล กดป ม เพ อลบข อม ล

33 3.การเพ มข อม ล กดป ม จากน นปรากฏหน าต างข นมาให กรอกข อม ลให ครบ แล วกดป มบ นท กข อม ล

34 4.การแก ไขข อม ล กดป ม เพ อแก ไขเอกสาร จากน นปรากฏหน าต างข นมาให กรอกข อม ลท ต องการแก ไข แล วกดป ม บ นท กข อม ล

35 5.การค นหาข อม ล 5.1 การค นหาข อม ลจากช อเร อง กดป มกรอกข อม ลท ต องการค นหา และเล อกประเภท จากน นกดป ม เพ อทาการค นหา 5.2 การค นหาข อม ลจาก ID กรอกหมายเลข ID ท ต องการค นหา จะปรากฎหมายเลข ID และรายละเอ ยดเอกสาร

36 6.Version Document และ comment กดป ม เพ อด รายละเอ ยดข อม ล Version Document และ comment 6.1 การด ข อม ล Version Document

37 กดป ม เพ อด รายละเอ ยดประว ต การแก ไข 6.2 การ comment กดป ม กรอกรายละเอ ยดให ครบถ วน จากน นกดป มบ นท ก

38 จะปรากฏข อม ลท comment

39 7.ส ทธ การ แก ไข และ การลบเอกสาร ส ทธ การแก ไขและการลบเอกสารเป นส ทธ ของเจ าหน าท ท ทาการบ นท กข อม ล และ การต งค าท Core System สาหร บกล มเจ าหน าท ท ได ร บอน ญาต หร อ Admin 8.รายงาน กดป ม เพ อเล อกด รายงานแบ งตามประเภทต างๆ 8.1 รายงานแบ งตามประเภทเอกสาร

40 8.2 รายงานแบ งตามท เก บข อม ล

41 ต วอย างการใช งาน

42